دستورالعمل تحریر دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴

در این نوشتار دستورالعمل تحریر دفاتر الکترونیکی 1404 را گام به گام تشریح خواهیم کرد تا بعد از پایان این نوشتار هیچ یک از سوالات شما بدون پاسخ نمانده باشد،

توجه داشته باشید که دفاتر الکترونیکی ارسالی مبنای محاسبه مالیات عملکرد، ارزش افزوده، بهای تمام شده و در مجموع سند رسیدگی شما قرار خواهد گرفت، در نتیجه دقت داشته باشید که در بازه زمانی قانونی از درستی اطلاعات خود اطمینان کامل داشته باشید و بعد اقدام به ارسال اطلاعات به سازمان امور مالیاتی کنید.

مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی سال 1404 مطابق آئین نامه دفاتر برای 6 ماهه ابتدای سال تا پایان دی ماه 1404 و برای 6 ماهه دوم حسب مورد که شما حقیقی هستید یا شخص حقوقی هستید تا قبل از مهلت ارسال اظهارنامه عملکرد می‌باشد.

طبق بخشنامه ۲۱٠/۱۴۸۹۹/ص تاریخ ۱۴٠۴/٠۸/۲۱ آئین نامه تحریر دفاتر بر اساس و مبنای ماده 95 قانون مالیات‌های مستقم تجدید ارائه گردید.

تعریف دفاتر قانونی

ریشه تعریف دفاتر قانونی را در ابتدا باید در مواد 7 مربوط به دفتر روزنامه و ماده 8 مربوط به دفترکل در قانون تجارت جستجو کرد:

دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن دفتر ثبت نماید، دفتر کل نیز دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفته یک بار از دفتر روزنامه استخراج، طبقه بندی و در صفحه مخصوص به حساب مربوطه به طور خلاصه ثبت کند.

و از نظر قانون مالیات‌های مستقیم تعریف دفاتر قانونی

دفتر روزنامه دفتری است با رعایت تمام جهات قانون تجارت (مهلت مقرر در قانون تجارت) به‌علاوه رعایت اصول و ضوابط استانداردهای حسابداری به صورت دستی یا مکانیزه معاملات و رویدادها ثبت و ضبط می‌گردد، دفتر کل نیز دفتری فیزیکی یا الکترونیکی است که با رعایت اصول قانون تجارت منطبق باشد و تنظیم صورت‌های مالی را با توجه به مانده حسابها امکان پذیر کند.

جهت کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص می‌توانید به یک مشاور مالیاتی معتبر در تهران مراجعه کنید. موسسه مالیاتی دادیس با بهره‌مندی از تجربه آقای علی مولایی مشاور رسمی مالیاتی پاسخگوی سوالات شما در این زمینه خواهد بود.

دفاتر رسمی

تهیه و تنظیم دفاتر رسمی طبق قانون الزامی است، دفتر روزنامه و دفتر کل طبق قانون تجارت از جمله دفاتر رسمی به شمار می‌روند.

دفاتر غیر رسمی

دفاتری که صرفا برای تسهیل امور حسابداری یا جهت رعایت قانون محاسبات عمومی و قانون شهرداری های به کار گرفته می‌شود، دیگر دفاتر غیر رسمی نیز برای نگهداری منظم تر حساب‌ها و افزایش دقت تهیه و استفاده و تنظیم می شوند. دفتر معین، دفتر کپیه، دفتر فروش، دفتر ثبت اسناد بدهکاران و بستانکاران از معروف‌ترین دفاتر غیر رسمی می‌باشد

دفتر روزنامه (الکترونیکی)

همانطور که از اسم دفتر روزنامه مشخص می‌باشد، کاربرد آن جهت ثبت وقایع جاری می‌باشد تا بر این اساس از فراموشی در ثبت اطلاعات، انباشته شدن اطلاعات و به تبع آن اشتباه در ثبت اعداد و ارقام جلوگیری شود، به طور خلاصه دفتر روزنامه (الکترونیکی) برای ثبت روزانه و به ترتیب تاریخ وقوع رویدادهای مالی است.

دفتر کل (الکترونیکی)

فعالان اقتصادی یا تاجران مکلف هستند حداقل هفته‌ای یک بار اطلاعات دفتر روزنامه را به دفتر کل منتقل کنند، دفتر کل (الکترونیکی) نیز اطلاعات ثبت‌شده در دفتر روزنامه به‌صورت تجمیعی و برحسب سرفصل یا کد حساب نوشته می شود.

مقالات مرتبط: مشاوره مالیاتی رایگان

دفاتر قانونی الکترونیکی چه تفاوتی با دفاتر سنتی دارند؟

در راستای اجرای مفاد بند ج ماده 4 قانون برنامه هفتم پیشرفت جمهوری اسلامی ایران، از بابت حذف پلمپ فیزیکی دفاتر تجاری و ثبت دفاتر به صورت الکترونیکی، با همکاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در سال جاری است. دفاتر الکترونیکی در مقایسه با دفاتر کاغذی از نظر دقت اطلاعات، سرعت انجام ثبت ها و سهولت در ارسال داده به سازمان امور مالیاتی، برتری چشمگیری دارند. از طرفی نیز دفاتر کاغذی نیازمند قطع درختان، پالایش کاغذ، چاپ، پلمپ فیزیکی و حفظ و حراست از حوادث غیر مترقبه یا دزدی داشتند، در حالی که دفاتر الکترونیکی به راحتی قابل ثبت، ارسال، تجزیه و تحلیل، بایگانی و کاهش خطای انسانی است.

مقالات مرتبط: مشاور مالیاتی در میرداماد

مزایای تحریر دفاتر الکترونیکی قانونی

مزایای دفاتر الکترونیکی برای مودیان مالیاتی عبارتند از:

• سرعت‌بخشی به فرآیند پلمپ و تحریر دفاتر قانونی
• بهبود فرآیند ثبت داده‌ها در دفاتر قانونی
• ارائه اطلاعات دقیق تر و شفافت‌تر به سازمان امور مالیاتی و دیگر نهادها
• جلوگیری از رفتارهای متقلبانه
• افزایش نظم و کاهش فضای نگهداری و بایگانی اطلاعات
• افزایش سطح امنیت داده ها
• امکان تهیه گزارش‌ها در کوتاه‌ترین زمان ممکن

مزایای دفاتر الکترونیکی برای دولت و کارشناسان مالیاتی:

• صرفه‌جویی در مصرف کاغذ
• تسهیل و سرعت بخشی رسیدگی به اسناد مالی با نظام یکپارچه مالیاتی
• کاهش تأثیر سلیقه‌های شخصی و به حداقل رساندن خطاهای انسانی در فرآیند ثبت و رسیدگی به اطلاعات
• کاهش امکان فساد مالی، مالیاتی و اداری

مقالات مرتبط: مشاور مالیاتی در غرب تهران

افراد موظف به پلمپ دفاتر قانونی الکترونیکی

• اشخاص حقیقی مشمول گروه اول مالیاتی
• کلیه اشخاص حقوقی؛ اعم از اینکه در سامانه ثبت شرکتها ثبت شده‌اند یا خیر

اما اشخاص حقیقی گروه اول به واسطه‌ی حجم فعالیت یا نوع فعالیت موظف به پلمپ دفاتر قانونی الکترونیکی می‌باشند، اشخاصی که فروش آنها در سال گذشته یا آخرین برگ قطعی، مشروط بر اینکه تا پایان دی ماه به ایشان ابلاغ شده باشد بیشتر از 45 میلیارد تومان باشد، یا به تبع انجام فعالیت‌های زیر مشمول مالیات می‌شوند

• کلیه وارد کنندگان و صادرکنندگان
• صاحبان کارخانه‌ها و واحدهای تولیدی
• هتلهای 3 ستاره و بیشتر
• کلینیک‌های تخصصی
• موسسات حمل نقل به هر نحوی که باشد و صرافی ها

نحوه تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی

1- آماده سازی فایل اطلاعات و اسناد مالی

ستون‌ها باید دقیقاً به ترتیب و با عناوین زیر باشند:

    کد حساب کل

    عنوان حساب کل

    کد حساب معین

    عنوان حساب معین

    کد حساب تفصیلی

    عنوان حساب تفصیلی

    گردش بدهکار (ریال)

    گردش بستانکار (ریال)

    تاریخ گردش (YYYY/MM/DD)

در هر سطر تنها یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.

2- ارسال فایل به درگاه ملی خدمات الکترونیکی مالیاتی

 ورود به درگاه ملی خدمات الکترونیکی مالیاتی (my.tax.gov.ir).

انتخاب گزینه «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» و یا در مسیر “داشبورد مالیاتی – اظهارنامه‌ها و منابع مالیاتی – سامانه دفاتر تجاری” حرکت نمایید .

تعیین بازه زمانی گردش حساب و کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده.

بارگذاری فایل و مشاهده پیش‌نمایش ده سطر اول.

مقالات مرتبط: مالیات طلا در سال 1404

3- تأیید نهایی و دریافت شناسه

توجه داشته باشید که تمام اطلاعات ارسالی به سازمان امور مالیاتی در بستر آنلاین باید شماره رهگیری یا شناسه یکتای ارسال داشته باشند در غیر این صورت به منزله عدم ارسال اطلاعات، عدم پذیرش از سمت سازمان امور مالیاتی، اختلال در سامانه یا مغایرت اطلاعات ارسالی با ساختار مد نظر سازمان امور مالیاتی است، در نتیجه بدون دریافت شناسه ارسال شما هیچ گونه اطلاعاتی به سازمان امور مالیاتی ارسال نفرمودید و مشمول جرائم مربوطه خواهید شد.

آئین نامه تحریر دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴

• اطلاعات باید در یک(صفحه) شیت اکسل قرار گیرد
• عنوان و ترتیب ستون‌ها باید دقیقا منطبق با قالب اکسل سامانه باشد
• داده های ثبت شده مربوط به یک سند مشخص، باید شماره سند و شرح سند یکسان داشته باشند
• در ستون شرح سند باید جزئیات مرتبط با سند، مانند علت رویداد مالی، طرف حساب حقیقی یا حقوقی، شماره حساب بانکی مرتبط با رویداد مالی و… قید شود
• شرح سند حداکثر می‌تواند 255 کاراکتر باشد
• ستون‌های مبلغ بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند
• جمع مقادیر ستون مبلغ بدهکار بایستی با جمع مقادیر ستون مبلغ بستانکار برابر باشد
• در هر سطر باید تنها یکی از ستون‌های مبلغ بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد
• فایل‌هایی با بیش از 1000 رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند
• فرمت تاریخ سند باید به شکل YYYY/MM/DDباشد. مثال: 1404/09/12
• تاریخ سند باید در محدوده بازه زمانی فایل جاری قرار داشته باشد

مقالات مرتبط: صفر تا صد مالیات بر ارزش افزوده

فرآیند بارگذاری فایل دفاتر الکترونیکی

مؤدی باید قبل از بارگذاری فایل، نسبت به فرآیند بارگذاری فایل دفاتر الکترونیکی تنظیمات زیر را رعایت کند:
•ابتدا باید در نظر داشته باشید که نوع فایل شما اکسل یا CSV باشد،
•فرمت جداکننده ( Delimiter) فقط در صورت انتخاب فرمت CSV باید انتخاب شود و در صورت استفاده از فایل اکسل نیازی به جداکننده ندارید،
•تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حسابها را باید مشخص کنید که مشخص بشود فایل بارگذاری شده مربوط به چه دوره ای می باشد،
•کد رهگیری دفتر پلمپ شده از لیست قابل انتخاب است و بر همان کد رهگیری مورد نظر را باید در سامانه دفاتر تجاری در کارتابل مالیاتی خود بارگذاری کنید،
موارد مربوط به تنظیمات فایل که مؤدی باید مشخص کند در شکل زیر داخل کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

نحوه بارگذاری و پیشنمایش فایل دفاتر الکترونیکی

در این مرحله شما باید فایل دفاتر الکترونیکی خود را بارگذاری کنید. برای بارگذاری فایل مورد نظر با موفقیت انجام شود، رعایت نکات زیر را در نظر داشته باشید :
• تنها فایلهای با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته میشوند و فایلی غیر از این دو فرمت از سمت سازمان امور مالیاتی پذیرفته نیست،
• ترتیب و عنوان ستو نها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود و تغییر داده نشود، در صورتی که هر یک از ستون ها جابه جا شود فایل از طرف سازمان امور مالیاتی قابل پذیرش نیست،
• در صورتی که نوع فایل اکسل یا فایل CSV انتخاب شده با گزینه تعیین شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن فایل جلوگیری می‌کند .
پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل به عنوان نمونه پیشنمایش نمایش داده میشود تا شما اطمینان حاصل کنید که فایل بارگذاری شما منطبق با اطلاعات سیستم شماست یا فایل به درستی بارگذاری شده . محدوده مرتبط با بارگذاری فایل و پیش نمایش آن در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است. پس از اطمینان از صحت اطلاعات فایل و تنظیمات مورد نظر، مؤدی روی دکمه ارسال کلیک کرده و فایل را ارسال می‌کند.

مقالات مرتبط: مالیات حقوق بازنشستگان

عملیات ثبت نهایی تحریر دفاتر الکترونیکی

پس از انجام عملیات ثبت نهایی تحریر دفاتر الکترونیکی و ارسال فایل؛ مشابه شکل زیر در صفحه اصلی سامانه، مؤدی جدولی به نام ( تاریخچه بارگذاری اطلاعات) حاوی فایل های بارگذاری شده را مشاهده می‌کنید که هر سطر از جدول شامل موارد زیر می‌باشد:

• کد رهگیری دفتر پلمپ شده که مهمترین قسمت جدول می باشد
• تاریخ پایان سال مالی برای جلوگیری از تداخل تاریخ دفاتر
• بازه زمانی گردش حسابها
• تاریخ بارگذاری فایل
• وضعیت فایل بارگذاری شده که شامل عدم بارگذاری یا بارگذاری موفق یا در حال پردازش می‌باشد
• آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری فعال می‌شود
• دکمه ثبت نهایی و آیکون دانلود برای دانلود فایل بارگذاری شده توسط مؤدی

مقالات مرتبط: تنظیم لایحه مالیاتی

عملیات ثبت نهایی تحریر دفاتر الکترونیکی

نحوه دریافتی کد رهگیری فایل تحریر دفاتر الکترونیکی

پس از کلیک روی دکمه ثبت نهایی، مطابق شکل زیر پنجرهای باز می‌شود که شامل تاریخ انتهای گردش حسابها برای

دوره مورد نظر و دوره های بعدی است. در صورت تایید و ثبت این اطلاعات، فایل بارگذاری شده ثبت نهایی می‌شود، البته شما می‌توانید قبل از پایان موعد مقرر در خصوص ارسال فایل، فایل را حذف کنید و مجددا فایل اصلاح شده را بر همین اساس به سازمان امور مالیاتی ارسال کنید

مشاهده اطلاعات فایل تحریر دفاتر الکترونیکی

با تایید و ثبت اطلاعات وضعیت فایل به صورت ثبت نهایی شده در ردیف مورد نظر نمایش داده می‌شود، در نتیجه فرآیند بارگذاری اطلاعات دفاتر تجاری به اتمام میرسد، در این صورت حذف فایل توسط شما باعث می‌شود وضعیت فایل در ستون مربوطه به حذف شده تغییر یابد و فرایند بارگذاری فایل باید مجددا از ابتدا انجام شود،

مقالات مرتبط: دوره آموزش اظهارنامه اشخاص حقیقی

مهلت تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی

• مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی برای 6 ماهه ابتدایی سال 1404 تا پایان دی ماه 1404 می‌باشد،
• مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی برای 6 ماهه دوم سال 1404 تا قبل از موعد ارسال اظهارنامه اشخاص حقیقی یا حقوقی حسب مورد است،
• مهلت ارسال دفاتر دوره مالی 1405 برای هر فصل تا 2 ماه بعد از پایان هر فصل و برای 3 ماهه منتهی به سال 1405 تا قبل از موعد ارسال اظهارنامه عملکرد اشخاص می‎‌باشد،
• و مهلت ارسال دفاتر دوره مالی 1406 و بعد از آن برای هر ماه تا 2 ماه بعد از پایان هر ماه می‌باشد.

مهلت ارسال حداکثر چهار ماه بعد از پایان شش‌ماهه دوم است. از سال ۱۴۰۵ ارسال اطلاعات به‌صورت سه‌ماهه انجام می‌شود و مهلت ارسال دفاتر در هر دوره، حداکثر یک ماه بعد از پایان هر سه‌ماهه است.

آیا ثبت روزانه دفاتر هم مهلت خاصی دارد؟

مودیان موظف هستند دفاتر تجاری الکترونیکی را حداکثر تا پایان بازده زمانی تعیین‌شده توسط سازمان امور مالیاتی ارسال کنند. حتی یک روز تاخیر، طبق ماده ۲۲ آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵، منجر به رد دفاتر می شود.

جریمه عدم تحریر دفاتر قانونی در مهلت مقرر

عدم ارسال دفاتر الکترونیکی در مهلت مقرر، منجر به تعلق جریمه‌ای معادل ۲۰ درصد مالیات سال مربوطه خواهد شد.

همچنین در صورت عدم تنظیم و ارسال دفاتر، مؤدی از برخورداری از معافیت‌ها و مشوق‌های مالیاتی محروم می‌شود. چنانچه دفاتر ارائه‌شده مورد پذیرش قرار نگیرد و رد شود، جریمه‌ای معادل ۱ درصد برای مؤدی در نظر گرفته خواهد شد.

مشاوره با مشاور رسمی مالیاتی در صورت داشتن سوالات بیشتر

شما می‌توانید جهت مشاوره با مشاور رسمی مالیاتی در صورت داشتن سوالات بیشتر با شماره 02122039913 یا تلفن همراه 09121966291 مدیریت موسسه مالیاتی دادیس تماس بگیرید، برای عبور از پیچیدگی‌های مالیاتی ما در کنار شما هستیم.

پیشنهاد میکنیم برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص دفاتر قانونی دیگر قوانین پایه از جمله قانون تجارت را نیز مطالعه بفرمائید.